Privacy

Vooraf

Volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) zijn wij verplicht om een privacy statement op onze website te plaatsen dan wel beschikbaar te hebben in de praktijk. Deze brochure is niet bedoeld als vervanging van het privacy statement, maar als een aanvulling daarop.

Jouw dossier

Voor een goede behandeling is het noodzakelijk dat wij als behandelaars een dossier aanleggen: op papier, digitaal of een combinatie van beide. Dit betekent dat wij vanaf het moment van jouw aanmelding jouw gegevens hierin noteren. Het gaat om gegevens over jouw gezondheid, bijvoorbeeld jouw voorgeschiedenis en verslagen van gesprekken. Maar ook om administratieve gegevens, zoals jouw naam, geboortedatum, adres en telefoonnummer. Als zorgverleners zijn wij verplicht om jouw identiteit vast te stellen en jouw burgerservicenummer (bsn) te noteren. Wij bewaren in jouw dossier ook de voor jouw behandeling noodzakelijke gegevens die wij via andere zorgverleners hebben gekregen, zoals de verwijsbrief van de huisarts of informatie van een andere behandelaar.

Beveiliging van uw dossier

Wij hebben alle wettelijk verplichte maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat jouw gegevens veilig worden opgeborgen en dat deze niet verloren raken of in onbevoegde handen vallen. Mochten er toch gegevens lekken of zoekraken, dan zijn wij verplicht dit te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en passende maatregelen te nemen om herhaling in de toekomst te voorkomen. Wij zullen jou dan ook op de hoogte stellen.

Toegang tot uw dossier

Alle personen in de praktijk die bij jouw behandeling betrokken zijn, hebben toegang tot jouw dossier. Dit geldt ook voor de collega die ons vervangt bij afwezigheid wegens ziekte, vakantie of om andere redenen. Zij zijn net als wij gehouden aan het beroepsgeheim. Jouw dossier wordt alleen ingezien voor zover dit nodig is om jou van goede zorg te voorzien.

Informatie delen met …

Huisarts/verwijzer

Alleen met jouw toestemming mogen wij informatie verstrekken aan de huisarts/verwijzer of eventueel aan een behandelaar naar wie wij jou doorverwijzen. Het kan bijvoorbeeld gaan om informatie over doorverwijzing of een rapportage. Het gaat dan om relevante gegevens uit jouw dossier. Telkens als er daadwerkelijk informatie wordt gedeeld, zullen wij jou opnieuw om toestemming vragen, zodat jij weet welke informatie wij met welk doel delen en met wie. Als jij toestemming geeft voor of bezwaar maakt tegen het geven van informatie aan de huisarts, dan maken wij daarvan een notitie in het dossier. Bij bezwaar zullen wij de informatie niet verstrekken.

Zorgverzekeraars

• Wij zijn wettelijk verplicht om een aantal van jouw persoons- en behandelgegevens vast te leggen. Een deel van deze gegevens komt ook op de rekening voor de zorgverzekeraar te staan (zoals naam, adres, woonplaats, bsn). Met ingang van 2022 zijn wij ook verplicht om de zorgvraagtypering vast te leggen en op de rekening naar de zorgverzekeraar te vermelden. In de gespecialiseerde ggz gaat het daarnaast ook om jouw diagnose op hoofdgroepniveau (dus niet specifiek) en in de generalistische basis-ggz om het profiel (kort, middel, intensief of chronisch).

• Als jij hier bezwaar tegen hebt, kun jij een privacyverklaring ondertekenen. Dat is een formulier waarmee jij aangeeft dat de zorgvraagtypering en de diagnose op hoofdgroepniveau (g-ggz) en het profiel (gb-ggz) niet mogen worden doorgegeven aan jouw zorgverzekeraar. Op declaraties in de generalistische basis-ggz hoeven wij de behandeldiagnose niet te vermelden. De privacyverklaring dient dan vóór de eerste factuur (dus binnen 1 maand na de start van de behandeling) ingevuld te zijn.

• Voor sommige behandelingen heb jij — op grond van de polisvoorwaarden van jouw zorgverzekering — alleen recht op een vergoeding als jouw zorgverzekeraar hier vooraf toestemming voor heeft gegeven. Dit wordt ook wel een machtiging genoemd. In die gevallen kan de zorgverzekeraar ons om informatie vragen over de diagnose. Jij bent als patiënt zelf verantwoordelijk voor de machtiging. Wij kunnen dit op jouw verzoek wel ondersteunen. In dat geval bespreken wij met jou welke informatie wij naar de zorgverzekeraar toesturen. Jij geeft ons dan vooraf expliciet en gericht toestemming voor het delen van deze informatie. Als jij bezwaar hebt tegen deze informatieverstrekking en jij wilt niet dat er informatie naar de zorgverzekeraar gaat, dan kun jij dit kenbaar maken door het ondertekenen van een privacyverklaring. Dit kan wel tot gevolg hebben dat jouw zorgverzekeraar geen machtiging geeft en dus dat de behandeling niet wordt vergoed.

• Zorgverzekeraars mogen controleren of onze administratie op orde is en de rekeningen kloppen. Bij een controle vraagt een zorgverzekeraar soms om informatie of inzage in het dossier. Wij zijn verplicht hieraan mee te werken, maar alleen als aan een aantal strikte voorwaarden is voldaan die wettelijk zijn vastgelegd. In die gevallen is jouw toestemming niet vereist; wij zullen jou hierover wel vooraf informeren.

Nederlandse Zorgautoriteit

De Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) ontvangt twee soorten informatie.

• Enerzijds gegevens over declaraties in de ggz. Deze ontvangt zij via Vektis, de organisatie die landelijk gegevens van zorgverzekeraars verzamelt. Deze gegevens betreffen per 2024 de zorgvraagtypering zoals die op de factuur vermeld staat (de hoofdgroepdiagnose en het gb-ggz profiel ontvangt de NZa met ingang van 2024 niet meer). De gegevens over de zorgvraagtypering zijn van belang voor het volgen van ontwikkelingen in de zorg. Als jij de bovengenoemde privacyverklaring hebt ondertekend, verstrekken wij deze gegevens niet aan jouw zorgverzekeraar en komen ze dus ook niet bij de NZa terecht.

• Daarnaast dienen wij mogelijk de gegeven antwoorden op de HoNOS+ vragenlijst (op basis waarvan de zorgvraagtypering wordt vastgesteld) rechtstreeks aan te leveren bij de NZa. Voor de periode juli 2022–juli 2023 heeft de Autoriteit Persoonsgegevens toestemming aan de NZa gegeven om deze gegevens te verzamelen. Voor de periode daarna wachten we opnieuw op toestemming van de Autoriteit Persoonsgegevens. Deze gegevens worden gebruikt om het systeem van zorgvraagtypering verder te valideren en te verfijnen. Hiervoor geldt dat, als jij hiertegen bezwaar hebt, jij de bovengenoemde privacyverklaring kunt ondertekenen. Wij verstrekken deze gegevens dan niet.

Zorgvraagtypering en andere vragenlijsten

GGZ-aanbieders zijn wettelijk verplicht om een zorgvraagtypering te doen. Hiervoor gebruiken wij de HoNOS+-vragenlijst. Daarnaast kunnen wij jou, als dit in de behandeling past, aan het begin, tussentijds en aan het eind van de behandeling vragen om digitaal een vragenlijst in te vullen. Deze informatie komt in jouw dossier. Met deze gegevens kunnen wij het verloop van de behandeling nauwkeurig volgen.

Visitatie

Eens in de vijf jaar vindt er in onze praktijk een interne kwaliteitscontrole plaats, visitatie genoemd. Dit gebeurt door collega’s die net als wij een wettelijk beroepsgeheim hebben. Onderdeel van deze visitatie is een toets of de patiëntendossiers voldoen aan alle eisen die aan ons als professionele behandelaars worden gesteld. De visiteur kiest tijdens de visitatie drie willekeurig gekozen dossiers en beoordeelt deze op wettelijke vereisten en het klinisch redeneren. Als jij bezwaar hebt tegen inzage van jouw dossier in het kader van deze vijfjaarlijkse kwaliteitsvisitatie, dan kun jij dat aan ons doorgeven. Wij nemen jouw bezwaar expliciet op in het dossier. Als jij bezwaar hebt, mogen de visiteurs het dossier alleen inzien nadat wij alle gegevens waaruit jouw identiteit blijkt, verwijderd hebben.

Intervisie, supervisie of consultatie

In het kader van intervisie, supervisie of consultatie maken wij alleen gebruik van gegevens waaruit jouw identiteit niet af te leiden is.

Derden

Mochten andere personen of instanties informatie vragen over jouw behandeling, dan zijn wij niet verplicht die te geven. Wij hebben er in ieder geval jouw gerichte toestemming voor nodig en zullen vooraf met jou doornemen om welke informatie het gaat en voor welk doel deze wordt gebruikt. Denk aan een verzoek van een bedrijfsarts, een arbeidsongeschiktheidsverzekeraar of een letselschadeverzekeraar.

Als jij ons toestemming hebt gegeven, dan maken wij daarvan een notitie in het dossier. Bij bezwaar zullen wij de informatie niet verstrekken. In onze rol als (voormalig) behandelaars mogen wij alleen feitelijke informatie geven, zoals gegevens over de diagnose en de duur van de behandeling. Wij mogen bijvoorbeeld geen verwachtingen of vermoedens uitspreken noch oordelen geven voor een ander doel dan een zorgdoel, bijvoorbeeld een materieel of juridisch doel. Ook als jij toestemming geeft om informatie aan een derde te verstrekken, moeten wij een eigen afweging maken of dit gezien ons beroepsgeheim geoorloofd is. Wij kunnen dan alsnog besluiten om geen informatie te verstrekken als dit naar ons oordeel de behandeling kan tegenwerken of schadelijk voor jou kan zijn. Meer hierover kun jij lezen in de richtlijn voor gezondheidsverklaringen van de LVVP.

Bewaartermijn van uw dossier

Als jouw behandeling is afgerond, wordt jouw dossier ten minste 20 jaar bewaard. Als jij jouw dossier wilt laten vernietigen (zie hieronder) dan kan de bewaartermijn korter zijn.

Jouw rechten

Als cliënt heb jij volgens de wet een aantal rechten die gaan over de gegevens die over jou worden vastgelegd in jouw dossier. Namens jou kan ook jouw wettelijke vertegenwoordiger (ouder, voogd of mentor) of een door jou schriftelijk gemachtigde een beroep doen op deze rechten. Hierop is een uitzondering: als het uitoefenen van deze rechten naar ons oordeel jouw belangen zou schaden, dan hoeven wij daaraan geen gehoor te geven.

Recht op inzage en afschrift

Jij hebt recht om jouw dossier in te zien en jij kunt om een kopie vragen; wij reageren binnen één maand op jouw verzoek. Jij hebt recht op één gratis kopie. Voor een tweede kopie mogen wij op basis van de administratieve kosten wel een redelijke vergoeding vragen. Als jij digitaal om een kopie hebt gevraagd, dan mogen wij jou ook digitaal een kopie van jouw dossier verstrekken. Als gegevens van anderen, zoals jouw partner of kind, in hetzelfde dossier zijn genoteerd, dan heeft dit gevolgen voor jouw inzagerecht (tenzij deze gegevens door jou zijn verstrekt). Wij zullen jou daar in dat geval over informeren.

Recht op correctie of aanvulling

Als jij vindt dat bepaalde gegevens in jouw dossier niet kloppen, dan kun jij ons vragen deze te wijzigen, corrigeren of aan te vullen. Het gaat hierbij alleen om feitelijke onjuistheden; wijzigen of corrigeren van ons professionele oordeel is niet mogelijk. Wel kunnen wij, indien jij dat wenst, een aanvullende verklaring met jouw eigen visie in het dossier opnemen. Wij reageren binnen één maand op jouw verzoek.

Recht op vernietiging

Jij kunt schriftelijk verzoeken (een deel van) jouw gegevens uit jouw behandeldossier te laten vernietigen. Wij reageren dan binnen een maand op jouw verzoek. Als het onmogelijk blijkt om binnen die termijn aan jouw verzoek te voldoen, zullen wij dat aan jou laten weten. In dat geval is twee maanden uitstel mogelijk. Het voorgaande geldt alleen voor de gegevens uit het behandeldossier. Voor jouw gegevens in onze administratie (factuur, declaratiesysteem) geldt dat wij deze vanwege fiscale wetgeving en controles door zorgverzekeraars langer moeten bewaren. In een aantal gevallen kunnen wij op grond van de wet weigeren aan jouw verzoek te voldoen; wij zullen jou dan uitleggen waarom.

Veilige communicatie

Om buiten de afgesproken behandelsessies om veilig met elkaar te communiceren, raden wij jou aan om geen persoonlijke informatie rondom de behandeling naar ons te e-mailen, whatsappen of facetimen. Dat kan alleen als de verbinding is beveiligd. Wij gebruiken hiervoor een beveiligd platform via het Elektronisch Patiëntendossier (EPD) of er wordt gebruikgemaakt van Embloom (beveiligd e‑health platform). Voor meer informatie over de privacy van jouw gegevens verwijzen wij jou naar het privacystatement op de contactpagina.

Gebruik van het aanmeld- en contactformulier

Wanneer jij gebruikmaakt van het aanmeldformulier of contactformulier op onze website, verwerken wij alleen de gegevens die jij zelf invult, zoals jouw naam, e‑mailadres, telefoonnummer en eventuele aanvullende informatie die jij vrijwillig verstrekt. Deze gegevens gebruiken wij uitsluitend om contact met jou op te nemen, jouw vraag te beantwoorden of jouw aanmelding te verwerken.

Wij verwerken via deze formulieren geen medische of andere gevoelige persoonsgegevens. Gevoelige informatie wordt uitsluitend verwerkt binnen ons beveiligde Elektronisch Patiëntendossier (EPD) of via Embloom (beveiligd e‑health platform). Wij vragen jou daarom om geen inhoudelijke behandelgegevens via het formulier te delen.

De gegevens die jij via het formulier verstuurt, worden beveiligd verzonden en niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor jij ze hebt ingevuld.